La fattura elettronica è un documento fiscale digitalizzato che attesta una transazione economica. Questa tipologia di fatturazione è diventata obbligatoria in Italia da gennaio 2019. Quindi, tutte le aziende sono obbligate a gestire le fatture elettroniche, ma spesso non è un’operazione facile. Quindi, per gestire le fatture in modo efficace, si può usare un software apposito. Pertanto, è necessario sapere come scegliere il software di fatturazione elettronica più efficiente.
Esiste un’ampia varietà di software di fatturazione elettronica, per cui è necessario valutare attentamente le diverse funzionalità offerte da ciascuno. Tra le opzioni disponibili spicca sicuramente Invoicex.
Funzionalità essenziali di un software di fatturazione elettronica
I software di fatturazione elettronica dispongono di numerose funzionalità, tra cui:
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- creazione e invio delle fatture: i software pongono sulla fattura già compilata la firma digitale, rendendo il documento immodificabile. In seguito, i software inviano la fattura al Sistema di Interscambio (SdI), che a sua volta la invia al destinatario. In questo modo la creazione, la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche in formato XML avviene in maniera rapida e senza errori;
- conservazione digitale: poiché è obbligatorio per legge conservare le fatture, i software garantiscono la conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni, tramite un efficiente indicizzazione dei documenti;
- gestione dei clienti e dei fornitori: il software permette di tenere traccia dei dati dei clienti e dei fornitori, semplificando la compilazione delle fatture;
- integrazione con altri sistemi: il software di fatturazione elettronica può essere integrato con altri sistemi, quali i software gestionali o altre tipologie di CRM. In questo modo è possibile automatizzare i processi di gestione dei dati e ridurre gli errori;
- reporting e analisi: ogni software di fatturazione elettronica fornisce report e analisi dettagliate sulle fatture emesse e su quelle ricevute. Questi dati sono estremamente utili per monitorare l’andamento della propria attività.
Quelle citate sopra sono le funzionalità essenziali di un software di fatturazione elettronica. A queste si aggiungono delle funzionalità avanzate da considerare.
Funzionalità avanzate da considerare
Un buon modo per sapere come scegliere il software di fatturazione elettronica è quello di analizzare attentamente le sue funzionalità di livello avanzato. Ad esempio, un aspetto da considerare è se il software riesce ad effettuare con successo la gestione delle fatture passive, ovvero i documenti fiscali considerati dal punto di vista dei destinatari. Se il software è in grado di automatizzare la ricezione, la registrazione e l’archiviazione delle fatture passive, allora si tratta di un software con maggiori potenzialità.
Un’altra funzionalità avanzata coincide con la gestione delle note di credito e debito, che è una procedura delicata e fortemente a rischio di errore. Tuttavia, un software efficiente riesce a semplificare la creazione e l’invio di questi avvisi essenziali. Inoltre, per semplificare la riscossione dei crediti, il software può integrarsi con i sistemi di pagamento online. In questo modo, si possono confrontare facilmente tra loro i pagamenti e le relative fatture.
E se il software consente anche di personalizzare il layout delle fatture con il logo e i colori aziendali, senza dover utilizzare un programma apposito per uniformare la grafica dei documenti, tanto meglio. Tra le funzionalità più avanzate è presente il supporto multilingua e multivaluta, che consente di cambiare agevolmente la lingua delle fatture e anche la valuta presa in considerazione. Queste due impostazioni risultano fondamentali per le aziende che operano a livello internazionale.
Come scegliere il software di fatturazione elettronica giusto per te
Se avete ancora dei dubbi su come scegliere il software di fatturazione elettronica, dovete valutare attentamente le vostre esigenze. Ad esempio, è fondamentale analizzare le dimensioni dell’azienda, il volume delle fatture e le funzionalità necessarie per gestire i documenti fiscali previsti.
Inoltre, bisogna confrontare attentamente tra loro i diversi software prima di sceglierne uno. Per individuare i punti di forza e quelli di debolezza dei vari software, si consiglia di leggere le recensioni degli utenti che trovate nei siti specializzati del settore.
Spesso si può effettuare una prova gratuita del software prima dell’acquisto, per cui è meglio usufruire di questa prova per sperimentare tutte le sue funzionalità. Inoltre, assicuratevi che il software abbia un servizio clienti efficiente per risolvere eventuali problemi.
Infine, il prezzo è un fattore da considerare prima della scelta effettiva, ma non deve essere così determinante, bensì deve essere considerato in base alle varie esigenze aziendali. Ora che conoscete come scegliere il software di fatturazione elettronica, dovete solamente individuare quello più adeguato per la vostra azienda.