Accogliere un nuovo cliente può aprire opportunità significative per la crescita del proprio business, ma comporta anche rischi concreti, tra cui quello degli insoluti. Un pagamento non onorato, infatti, può compromettere la liquidità, alterare i flussi di cassa e provocare problemi operativi anche gravi. Per questo motivo è fondamentale avere una checklist solida e strutturata che consenta di valutare preliminarmente il cliente sotto vari profili: identificazione, reputazione, finanza, struttura societaria. In questo articolo analizzeremo quattro aree chiave con i relativi criteri di verifica, offrendo anche suggerimenti pratici e strumenti utili, in modo da minimizzare i rischi e instaurare rapporti commerciali più sicuri ed efficaci.
Identificazione certa del cliente
La prima garanzia contro gli insoluti è conoscere con precisione chi è il cliente con cui si sta trattando. Una identificazione accurata permette di evitare frodi, confusione contrattuale, responsabilità legali, e facilita anche le procedure di recupero crediti nel caso si manifesti un ritardo. Ecco quali sono gli elementi essenziali da verificare.
-
Dati anagrafici completi
Assicurarsi che il cliente fornisca nome, cognome (se privato) o ragione sociale (se impresa), indirizzo fisico, recapiti di contatto affidabili (telefono, email, fax, se necessario), data e luogo di nascita o costituzione dell’impresa. -
Codice fiscale e/o partita IVA
Verificare che il codice fiscale (o codice fiscale e partita IVA per soggetti giuridici) sia valido, coerente con gli altri dati forniti, e, nel caso dell’azienda, attivo e regolare. -
Documento di identità valido
Richiedere copia leggibile di un documento d’identità (carta d’identità, passaporto) per i clienti privati; nei casi aziendali, verificare l’identità del legale rappresentante con documentazione ufficiale. -
Residenza o sede legale
Stabilire se la sede legale coincide con quella operativa; verificare che vi siano recapiti effettivi (non solamente postali) per poter notificare comunicazioni legali o di recupero. -
Referenze commerciali
Quando possibile, ottenere referenze da altri fornitori, clienti, banche che abbiano rapporti con il cliente. Le testimonianze dirette possono rivelare comportamenti non evidenti dai documenti. -
Verifica dell’autenticità dei dati
Utilizzare banche dati pubbliche, registri imprese, camere di commercio, per accertarsi che le informazioni fornite siano corrette e aggiornate.
Questa fase di identificazione crea le basi per tutte le altre verifiche: se mancano dati certi, anche la valutazione sull’affidabilità legale, reputazionale, finanziaria perde consistenza.
Affidabilità legale e reputazionale
Una volta stabilita con certezza l’identità del cliente, la seconda area da esaminare riguarda la sua posizione legale e la reputazione. Anche se un cliente è formalmente registrato e esiste come soggetto giuridico, non è detto che sia “affidabile” nel senso di comportamento trasparente, corretto e conforme alle leggi. Qui di seguito i punti da valutare.
-
Procedimenti giudiziari in corso
Verificare se il cliente è coinvolto in cause civili, amministrative o penali che potrebbero compromettere la sua capacità di adempiere agli impegni contrattuali (pignoramenti, fallimenti, contenziosi rilevanti). -
Sanzioni, multe o provvedimenti amministrativi
Ricercare sanzioni da parte di autorità competenti: violazioni tributarie, ambientali, del lavoro. Tali provvedimenti non solo possono indicare cattiva gestione, ma anche comportare obblighi che gravano sul cliente. -
Morosità pregressa e protesti
Controllare se il cliente ha avuto protesti cambiari, ritardi nei pagamenti con altri creditori, segnalazioni in centrale rischi, cattive recensioni da altri partner commerciali. -
Reputazione online e referenze
Fare una rapida ricerca online: recensioni, news, forum, social network. Eventuali denunce di scorrettezza nei termini di pagamento, diffide, esperienze negative diffuse sono segnali da non trascurare. -
Trasparenza nella documentazione legale
Verificare lo statuto, gli eventuali bilanci, gli atti costitutivi (nel caso di impresa), gli assetti dei soci. Un’azienda che fornisce documenti appena sufficienti o che rilascia informazioni vaghe è più rischiosa. -
Certificazioni e conformità legale
Se applicabile, controllare che il cliente rispetti norme settore-specifiche, abbia certificazioni (ISO, HACCP, oppure licenze, autorizzazioni) aggiornate e valide.
Valutare bene questi aspetti aiuta a evitare che il cliente, pur formalmente legittimo, sia soggetto a problemi che lo rendano insolvente o poco collaborativo.
Solidità economico-finanziaria
Il terzo grande capitolo è capire se il cliente ha una struttura finanziaria tale da potersi permettere di onorare i propri impegni. Anche clienti con buona reputazione legale possono fallire economicamente, se non hanno risorse, liquidità o gestione finanziaria efficiente. Gli indicatori chiave da analizzare sono i seguenti.
-
Ricavi e trend di fatturato
Valutare gli ultimi bilanci o se si tratta di privato, la situazione reddituale. Stabilità o crescita del fatturato sono un segnale positivo; flessioni brusche potrebbero indicare fragilità. -
Margini, utili e redditività operativa
Non basta fatturato elevato: se i costi erodono tutto, la capacità di generare utile è scarsa, rendendo più alto il rischio di insoluti. -
Liquidità e capitale circolante
Verificare la disponibilità di risorse liquide, la gestione del magazzino, i tempi medi di incasso e pagamento: più questi sono sbilanciati negativamente (incassi molto dilazionati, pagamenti obbligatori rapidi), maggiore il rischio. -
Indebitamento e sostenibilità del debito
Guarda agli oneri finanziari, al rapporto tra debito e patrimonio netto, debiti a breve termine. Un cliente altamente indebitato può essere fragile di fronte a shock o ritardi. -
Flussi di cassa (cash flow)
Se possibile, analizzare i flussi di cassa storici per valutare se l’azienda è generatrice di liquidità operativa; un buon margine di cash flow operativo infonde sicurezza. -
Capacità di far fronte ai impegni imprevisti
Riserva di liquidità, assicurazioni, garanzie, solidità patrimoniale in caso di imprevisti.
Come scoprirla e verificarla: strumenti utili
Per poter applicare concretamente i criteri della "Solidità economico-finanziaria” occorrono strumenti affidabili per ottenere dati aggiornati. Di seguito alcune modalità e risorse che si possono usare per verificare le informazioni:
-
Visure camerali e bilanci depositati: i registri delle Camere di Commercio contengono copia dei bilanci annuali, statuti, atti costitutivi che mostrano ricavi, debiti, patrimonio netto.
-
Centrali rischi bancarie e credit rating: alcune entità specializzate assegnano un rating al cliente in base al suo livello di rischio. A tal proposito è possibile consultare questo approfondimento.
-
Rapporti con banche, istituti finanziari: chiedere se il cliente ha linee di credito attive, garanzie date, pegni o ipoteche, che possono gravare sul suo impegno finanziario.
-
Il Report economico-finanziario (anche tramite servizi online specializzati): è possibile ottenere una valutazione di sintesi che mostra la storia finanziaria, lo stato patrimoniale, i flussi di cassa. Ad esempio, per le piccole e medie imprese un documento come il Report azienda SMALL, servizio offerto da VisureItalia, consente di esaminare i bilanci, i componenti patrimoniali, la gestione di cassa, la solidità economica nel suo complesso.
Utilizzare questi strumenti non solo migliora la capacità di decisione, ma fornisce prove concrete in caso di controversie. È consigliabile non basarsi soltanto su dichiarazioni del cliente, ma richiedere documentazione ufficiale e aggiornata.
Struttura societaria e controllo
Infine, conoscere come è fatta l’impresa con cui si vuole fare affari è fondamentale per comprendere chi prende le decisioni, come vengono gestite le responsabilità e chi può essere chiamato in causa in caso di insoluti. Qui di seguito gli aspetti da esaminare.
-
Forma giuridica
Sapere se si tratta di impresa individuale, società di persone, società di capitali (SRL, SPA), consorzio o cooperativa. Le società di capitali offrono in genere una maggiore trasparenza ma anche una responsabilità limitata, mentre nelle società di persone il rischio può essere più elevato per i soci. -
Assetto proprietario / soci
Identificare i soci principali, la quota di partecipazione, eventuali soci dormienti o a responsabilità limitata, la presenza di persone fisiche o altri soggetti giuridici come soci. Cambiamenti frequenti o assetti poco trasparenti possono nascondere criticità. -
Amministrazione e poteri decisionali
Chi è l’amministratore? È amministratore unico o ci sono più amministratori? Quali poteri ha il consiglio di amministrazione (se presente)? Quali deleghe ai soci o ad altri livelli dirigenziali? In pratica, capire chi può firmare ordini, contratti, accedere al conto corrente aziendale. -
Presenza di controlli interni e governance
Se l’impresa è di dimensioni sufficienti, dovrebbe aver predisposto sistemi di controllo (controllo di gestione, revisione interna o esterna, controllo dei flussi). Una buona governance riduce il rischio che decisioni errate o pratiche scorrette portino a dissesti. -
Partecipazioni incrociate e conflitti di interesse
Se il cliente ha partecipazioni in altre imprese, è utile capire se ci sono conflitti di interesse o se le stesse entrate/uscite finanziarie vengono gestite internamente tra entità collegate, il che può influenzare la trasparenza. -
Successioni e cambiamenti recenti
Verificare se la direzione, gli amministratori o soci sono cambiati recentemente. Una successione improvvisa può nascondere problemi, o essere segnale di difficoltà. Analogamente, fusioni, acquisizioni o cessioni parti aziendali possono alterare la struttura e portare instabilità.
Integrazione delle verifiche nella procedura contrattuale
Verifiche come quelle sopra elencate devono essere parte integrante del processo interno che precede l’accettazione di un nuovo cliente. Alcune raccomandazioni operative.
-
Politica scritta di accettazione cliente: definire uno standard minimo da soddisfare per tema identificativo, reputazionale, finanziario e societario.
-
Check list da compilare in ogni fase: identificazione, verifica legale, verifica economico-finanziaria, struttura societaria.
-
Richiesta di documenti obbligatori al cliente prima del contratto: bilanci, visure camerali aggiornate, copie di documenti d’identità, autorizzazioni legali se necessarie.
-
Termini di pagamento chiari, garanzie su insoluti: richiedere un anticipo o garanzie (bancarie, assicurative) nei casi più rischiosi.
Clausole contrattuali specifiche: penali per ritardo, interessi di mora, possibilità di risolvere il contratto in caso di deterioramento delle condizioni finanziarie evidenti